CÁCH THỨC NHẬP LIỆU
Do lượng thông tin được lưu trữ trong chương tŕnh khá lớn, để thuận lợi cho việc t́m kiếm và hạn chế thời gian truy cập dữ liệu, ngoại trừ các danh sách nằm trong phần Hệ thống, các danh sách c̣n lại trong hệ thống chỉ liệt kê một phần nhỏ dữ liệu hiện đang lưu trữ.
Trong các danh sách này, dữ liệu sẽ được lọc lại theo một vài loại thông tin hiện có. Ví dụ
Sau đây là liệt kê các h́nh thức lọc dữ liệu thường gặp trong toàn bộ chương tŕnh, các điều kiện lọc này sẽ được sử dụng kết hợp với nhau, nghĩa là chỉ những dữ liệu thỏa măn tất cả các điều kiện lọc mới được hiển thị:
- Lọc theo thời gian (ngày phiếu thu/chi/nhập/xuất nằm trong khoảng Từ ngày - Đến ngày):
Có thể chỉ định khoảng thời gian bằng 2 cách: nhập ngày trực
tiếp vào 2 ô Từ và
Đến ; hoặc chọn nút 
để chọn khoảng thời gian trên giao diện có dạng lịch (chỉ có thể dùng chuột,
không thể dùng phím)
Nhấn OK để chấp nhận sự lựa chọn, hoặc Cancel để hủy bỏ lựa chọn và giữ lại khoảng thời gian đă chọn trước đó.
- Lọc theo các danh mục hệ thống (khu vực, khách hàng, nhà sản xuất, đơn vị tính, mặt hàng, kho, khoản mục, hồ sơ, quỹ; ở đây ta chọn khách hàng làm ví dụ):
(Nếu có 2 ô trống, ô nhỏ bên trái sẽ dùng cho mă số và ô lớn bên phải dùng cho tên. Nếu chỉ có một ô th́ sẽ dùng cho tên)
Có 2 cách chỉ định thông tin cần lọc
Nhấn Shift + ? hoặc nút
, một danh sách toàn bộ các khách hàng sẽ hiện ra, chọn một hoặc nhiều mục và nhấn Chọn. Khi đó mă số và tên khách hàng sẽ được tự động điền vào ô trống. Sử dụng cách này khi không nhớ mă số / tên khách hoặc không thích gơ.
Gơ một vài kư tự vào ô trống, nhấn Tab hoặc Enter, một danh sách các khách hàng có mă số / tên hoặc một phần mă số / tên giống như vậy sẽ hiện ra, chọn một hoặc nhiều mục và nhấn Chọn. Trong trường hợp danh sách này chỉ có một khách hàng th́ mă số và tên khách hàng này sẽ được điền ngay vào ô trống mà không hiển thị danh sách. Sử dụng cách này khi nhớ đầy đủ hoặc một phần mă số / tên kho, cách này sẽ nhanh hơn các đầu tiên.
Như vậy, dữ liệu sẽ được hiển thị nếu có thông tin về khách hàng giống như khách hàng đă được chọn. Xóa toàn bộ thông tin trong các ô để không chọn bất cứ khách hàng nào, khi đó chương tŕnh sẽ không lọc dữ liệu theo khách hàng mà dữ liệu của tất cả các khách hàng đều được hiển thị.
Phương thức này cũng được áp dụng tương tự trong khi nhập liệu (ví dụ chỉ định khách hàng cho phiếu xuất kho).
- Lọc các dữ liệu đă được hủy bỏ: khi xóa dữ liệu, chương tŕnh chỉ đánh dấu xóa chứ không xóa hẳn dữ liệu nên khi chọn mục Xem tất cả hoặc Liệt kê tất cả, các dữ liệu đă xóa trước đó sẽ được hiển thị và bị đánh dấu đỏ. Mặc nhiên, các mục này sẽ không được chọn.
Hầu hết các danh sách trong chương tŕnh đều hỗ trợ sắp xếp theo nhiều loại thông tin. Click vào phần tiêu đề của các danh sách để sắp xếp dữ liệu theo loại thông tin cần thiết
Trong ví dụ trên, danh sách khách hàng đang được sắp xếp theo tên mặt hàng (tiêu đề có màu xanh). Thứ tự sắp xếp đang là tăng dần (A-Z), click lên tiêu đề một lần nữa để thay đổi sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z-A).
Các ô trống bên dưới các danh sách cũng được sử dụng để lọc dữ liệu. Ví dụ, để hiển thị chỉ những khách hàng có tên "hà", ta chọn sắp xếp theo tên và gơ "hà" vào ô trống bên dưới, nhấn Enter.
(khách hàng mang tên "Cửa hàng Vĩnh Thành" cũng được hiển thị là do cũng có chữ "hà")
T̀M KIẾM CHỨNG TỪ
Thông thường, chương tŕnh chỉ hỗ trợ lọc dữ liệu theo những loại thông tin thiết yếu. V́ thế, đôi khi, các điều kiện lọc do chương tŕnh hỗ trợ không đáp ứng được nhu cầu t́m kiếm của người sử dụng, v́ vậy chương tŕnh có hỗ trợ một công cụ cho phép người dùng chỉ định các điều kiện một cách chi tiết hơn. Đó là các màn h́nh Điều kiện t́m kiếm
Trong danh sách phiếu thu/chi/nhập/xuất sẽ có thêm một checkbox T́m kiếm và một nút T́m kiếm. Mặc nhiên, checkbox T́m kiếm sẽ không được chọn và nút T́m kiếm bị mờ. Khi đó, chương tŕnh sử dụng các điều kiện lọc thông thường để hiển thị dữ liệu. Ngược lại khi checkbox T́m kiếm được chọn, nút T́m kiếm sẽ sáng lên, nhấn nút T́m kiếm này để chỉ định các điều kiện một cách chi tiết hơn và chương tŕnh sẽ sử dụng điều kiện này để lọc dữ liệu, bỏ qua các điều kiện lọc thông thường.
Cách màn h́nh Điều kiện t́m kiếm sẽ có đầy đủ mọi loại thông tin mà chương tŕnh cho phép lưu trữ, điều này cho phép người sử dụng t́m kiếm dữ liệu theo bất kỳ loại thông tin nào
(màn h́nh Điều kiện t́m kiếm của phiếu nhập)
Chọn Lấy không theo thời gian nếu không muốn giới hạn ngày của dữ liệu muốn t́m kiếm.
Các loại thông tin có dạng chuỗi kư tự như số chứng từ, quỹ, hồ sơ, ... có thể được chỉ định theo dạng ?abc*, với ? đại diện cho một kư tự bất kỳ, * đại diện cho một dăy kư tự bất kỳ.
Ví dụ, nếu gơ ?abc* vào ô số chứng từ, chương tŕnh sẽ t́m kiếm các phiếu nhập mà kư tự thứ 2,3,4 của số chứng từ là a,b,c (không quan tâm đến kư tự thứ 1 cũng như thứ 5,6,7,...); chẳng hạn các số chứng từ sau là phù hợp với điều kiện t́m kiếm 1abc, 2abcd, 3abcdef, ... các số chứng từ sau không phù hợp abc, a1bc, 2bca, ...
Các loại thông tin dạng số như Trị giá yêu cầu nhập chính xác. Ví dụ nếu nhập 100,000 th́ chương tŕnh chỉ t́m kiếm những phiếu nhập trị giá 100,000.
Nếu có 2 ô hồ sơ th́ ô nhỏ dùng cho mă số hồ sơ, ô lớn dành cho tên hồ sơ.
Nếu loại thông tin nào đó được bỏ trống th́ chương tŕnh sẽ bỏ qua không t́m kiếm dữ liệu theo loại thông tin đó. Ví dụ nếu thông tin về khoản mục bị bỏ trống th́ bất kỳ phiếu nhập nào có hay không có khoản mục cũng thỏa măn điều kiện này.
Các điều kiện t́m kiếm được sử dụng kết hợp với nhau, nghĩa là chỉ những dữ liệu thỏa măn toàn bộ các điều kiện mới được hiển thị.
Nhấn Lưu để chấp nhận điều kiện t́m kiếm đă nhập, Thoát để hủy bỏ điều kiện t́m kiếm vừa nhập.
CHỌN MẪU HÓA ĐƠN
Cho phép người sử dụng chọn mẫu in phiếu nhập / phiếu xuất; phiếu thu / phiếu chi.
Manager hỗ trợ 5 mẫu in khác nhau.
Khi chọn một mẫu in và nhấn nút "Chấp nhận", chương tŕnh sẽ cho phép in phiếu nhập / phiếu xuất; phiếu thu / phiếu chi theo mẫu này cho tới khi chọn lại mẫu in khác.
C̣n nếu chọn một mẫu in và nhấn nút "Thoát", chương tŕnh sẽ sử dụng mẫu in đă được "Chấp nhận" trước đó.
